정보 전달을 위한 프리젠테이션의 준비

♠ 정보전달을 위한 프리젠테이션

         - 그걸 몰랐군!하고 생각나게 만든다

 

      ▶ 새로운 정보와 사실을 전달한다.

 

      청중에게 현재나 과거의 사실을 보고하기도 하고 새로운 정보, 아이디어, 데이터,

사실 등을 전달하기도 하여 이해를  구하는 것은 ‘정보전달을 위한 프리젠테이션’

이다.

 

      예를 들어 판매점의 점주를 모아 차기에 새로 발매할 상품의 특징이나 명세 등을

설명하기도 하고,생산현장의 감독자에게 안전 캠페인 프로그램을 설명하며, 투자가를

대상으로 회사의 재무 내용에 대해 설명하는 것은 정보전달을 주목적으로 하는

프리젠테이션이다.

      이 유형의 프리젠테이션 목적은 한마디로 ‘아차, 그걸 몰랐군!’ 하고 생각하게

만드는 것이다. 그리고 ‘그것 참 유익하군!’이라고 한다면 성공이다.

그러기 위해서는  청중이 알고자 하는 니즈를 파악하는 일이 대전제이다.

알고 싶다는 욕구에 어떻게 답할까, 그것도 얼마나 효율적으로 정보를 전달하는가가

당신에게 부과된 임무이다.

 

       ▶ 요약(COMPACT)은 강력(IMPACT)하게

 

      발표 내용이 단순한 정보의 나열이 되지 않도록 주의하여, 공통항목으로 포괄하기도

하고 정보의 종속관계를 명확히 하기도 하며 정보의 정리와 분류에 신경을 쓰자.

전체상을 보여주고 세부사항을 설명한다. 사람은 일반적으로 임의적으로 주어지는

정보에는 흥미를 보이지 않으며 또 오래 기억하지도 못한다. 

프리젠테이션은 비주얼을 많이 활용하여 컴팩트하게 마무리한다.

지나치게 정보가 많으면 이해가 곤란하다.

 

      컴팩트는 임팩트라고 기억해 두자. 청중의 이해를 높이기 위해서는 말하고자 하는

테마를 청중이 이미 가지고 있는 정보와 관련시키는 작업이 필요하다.

비유를 활용하는 것이 효과적이다. 예를 들면 ‘이번 여름 맥주 소비량은  63빌딩의

3배 분량’이라고 말한다면 효과적이다. 단순히 킬로 리터로 나타내는 것보다

이미지가 강하다. 그것은 청중이 이미 가지고 있는 ‘63빌딩의 크기’라는 이미지

정보와 관련 지을 수 있기 때문이다. 청중의 기억에 오래 남도록  하기 위해서는

반복해서 동일한 자극을 줄 필요가 있다.  키워드를 자주 사용하는 것이 인상적이다.

 

      ▶ 요구되는 정보가공 능력

 

      청중에게 정보를 효율적으로 전달하기 위해서는 정보를 정리하고, 분류하며, 연관시

키는 작업, 즉 정보를 가공해야 한다.  정보전달을 위한 프리젠테이션에서는 제공

하고자 하는  정보 그 자체가  여간 자극적이지 않는 한 청중은 하품을 참느라고

고생한다. 세상에는 세기의 대발명이 아닌 한, 깜짝  놀랄 만큼 재미있는 이야기는

없다. 그러므로 당신의 정보 가공능력과 프리젠테이션 능력이 문제가 된다.