프리젠테이션 준비 - 복합 목적 달성과 우선순위

       ♠ 복합적인 목적의 달성 - 목적의 중요도를 비교 분석한다.

 

      ▶ 프리젠테이션은 2가지 이상의 목적을 가진다.

 

      어떤 목적으로 프리젠테이션을 하는지 깊이 생각해 보면, 2가지 이상의 목적으로

하게 되는 경우가 많다. 보고하고 승인을 구하기도 하고, 설명하여 의견을 구하기도

하며, 즐겁게 하면서 용기를 불어넣어주기도 하며, 이성과 감정에 호소하면서 설득

하기도 하는 등 여러 가지 목적을 가지고 프리젠테이션을 할 때가 대부분이다.

신제품 내역을 설명하고 구입을 권유하는 것은 ‘정보전달’과 ‘설득’이고,

이벤트에 초대하여 회원을 모집하는 것은 ‘엔터테인먼트’와 ‘설득’이다.

 

      아이디어 경진대회에서 개회인사를 하고 출품(出品)을 호소하는 것은‘의례’와

‘동기부여’이다. 나아가 고객을 고급스런 레스토랑에 초청하여 지역진흥개발 프로

젝트의 특징을 설명하면서 판매를 꾀하는 경우는 ‘엔터테인먼트’와 ‘정보전달’과

‘설득’을 위한 프리젠테이션이다.

 

      ▶ 목적의 비율을 분석한다.

 

      여기서 프리젠테이션 목적의 비율을 명확히 해 보자. ‘프리젠테이션의 비중분석’을

사용하여 프리젠테이션 목적이 어디에 비중이 있는가를 측정해 보자.

예를 들면 ‘설득’하는 것이 주요 목적이고 이를 위해 과거 실적을 ‘보고’하는

경우라면 설득항목을 60%로 잡고, 보고 항목을 40%로 한다. 

혹은 약간은 즐겁게 해줄 필요가 있다면  설득 60%, 보고 30%, 엔터테인먼트 10%

로 한다. 이 비율을 결정하는 기준은 비즈니스 목표와 전략,  프리젠테이션 목표,

그리고 청중분석 결과 등을 종합적으로 감안한다.

바로 여기가 비즈니스 감각이 필요한 부분이다.

 

      ▶ 기대의 어긋남

 

      프리젠테이션 목적을 분석할 때 당신이  빠지기 쉬운 함정이 있다. 바로 발표자의

목적과 청중의 목적 사이의  불일치를 알아차리지 못하는 일이다.

프리젠테이션에서는 발표자와 청중 상호간에 기대의‘어긋남’이 종종 있을 수 있다.

남편은 당신이 전업주부(專業主婦)가 되기보다는 비즈니스 우먼으로서 활동하기를

기대할지 모른다. 부인은 당신이 비즈니스맨으로 활동하기보다  가사(家事)에 전념

해주길 기대할 지 모른다. 상호 기대와 현실 사이에 어긋남이 있을 경우 이혼이라는

      사태로까지 발전할 수 있다. 소위 ‘성격 불일치’라는 경우다.

 

      ▶ 청중이 듣고 싶어하는 것은 무엇인가

 

      이러한 성격 불일치는 프리젠테이션에도 일어날 수 있다.

컴퓨터 시스템의 도입을 검토하고 있는 클라이언트의 최고경영층에 대해 당신이

뛰어난  엔지니어라고 해서 대단히 기술적인 프리젠테이션을 실시할 것인가?.  

당신이 알고 있는 제품이나 기술의 장점과 특징에 대해 말하고 싶어 몸이 달아도

백발이 성성한 경영진 아니 젊은 경영진이라도 흥미를 나타내지 않을 것이다.

 

      예를 들어 당신이 노벨상을 수상한 유명한 기술자라도 그들에게는 지루하기 짝이

없는 프리젠테이션이 되고  말 것이다. 그들이 듣고 싶어 하는 것은 상세한 기술적

설명이 아니라 컴퓨터 도입에  따른 장점과 경제성에 관한 내용일 것이다.

그들은 거시적 시야에서의 전체적 비전에 관심이 있다. 청중이 알고 싶어하는 것과

당신이 말하고자 하는 것이 반드시 일치하지는 않는다. 그러나 당신이 우수하고 신뢰

할 수 있는 프로페셔널이라는  점을 보여주기 위해서는 청중이 듣고자  하는 내용을

얘기하지 않으면 안 된다. 당신이 고객과 함께 머리가 희어질 때까지 해로(偕老)하고

싶다면 프리젠테이션에서 상대의 기대에 부응할 수 있어야 한다.

 

      ▶ 청중의 니즈를 분석한다

 

      청중과의 어긋남을 피하기 위해서는 청중의 니즈를  분석해 두어야 한다.

이를테면 당신이 영업담당이라 하자. 구매 가능성 있는 기업에  가서

‘귀사의 니즈는 무엇입니까?’라고 물어도 아무도  대답해주지 않는다.

마찬가지로 청중의 니즈는 스스로 찾아야 한다.

프로세일즈맨은 고객을 방문하지 전 다음 4가지 항목으로 고객을 분석한다.

 

① 업계분석

② 경영분석

③ 재무분석

④인물분석.

 

마지막 ‘인물분석’은 당신의 프리젠테이션에 참가하는 청중이다.

구매담당자라 해도 좋다. 이 4가지 항목을 분석하여 상대의 니즈를 찾아내자.